บริหารเวลาภาษาแอคชัวรี (Time management)
พิเชฐ เจียรมณีทวีสิน (ทอมมี่) FSA , FIA, FSAT, FRM, MBA, MScFE (Dist), B.Eng (Hons)
การที่จะเป็นนักคณิตศาสตร์ประกันภัยหรือแอคชัวรีที่ดีได้นั้นคงต้องอาศัยฝีมือทั้งบุ๋นและบู๊ให้แสดงได้ออกมาพร้อมๆ กัน ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือสอบ การเรียนรู้ทฤษฎีใหม่ การจับประเด็นให้ไวและทัน การสื่อสาร การนำประชุม การตัดสินใจ ความมีไหวพริบ รวมไปถึงงานบริหาร เป็นต้น ซึ่งการบริหารที่สำคัญไปกว่าการบริหารงานและการบริหารคนทั้งปวงก็คือ “การบริหารเวลา”
การบริหารที่สำคัญไปกว่าการบริหารงานและการบริหารคนทั้งปวงก็คือ “การบริหารเวลา”
“การบริหารเวลา” เป็นหัวใจหลักของความสำเร็จสู่หนทางของนักคณิตศาสตร์ประกันภัยที่ต้องการขึ้นมาสอบผ่านหมดจนเป็นเฟลโล่ เพราะจำเป็นต้องอ่านหนังสือสอบไปด้วยพร้อมทั้งทำงานไปด้วยจนเวลาในแต่ละวันไม่เคยจะพอ และด้วยเหตุนี้เอง นักคณิตศาสตร์ประภันภัยที่สอบผ่านครบหมดแล้วจึงรู้สึกว่ามีเวลามากมายเหลือเกินในช่วงที่เป็นเฟลโล่แรกๆ เนื่องจากปรับตัวไม่ทันจากการที่เคยอ่านหนังสือต่อเนื่องกันนับสิบๆ ปี แต่พอผ่านไปสักระยะก็จะมีความสามารถรับงานได้มากมาย (Multi-tasks skill) เนื่องจากเรียนรู้วิชา “การบริหารเวลา” ตั้งแต่สมัยที่ยังต้องสอบมาอย่างไม่รู้ตัว
“การบริหารเวลา” เป็นหัวใจหลักของความสำเร็จสู่หนทางของนักคณิตศาสตร์ประกันภัยที่ต้องการขึ้นมาสอบผ่านหมดจนเป็นเฟลโล่
แนวคิดเรื่อง “การบริหารเวลา” นั้นได้มีการคิดค้นขึ้นมาหลายยุค โดยเริ่มแรกก็เป็นเพียงแค่การจดใส่กระดาษแล้วลิสต์เป็นหางว่าว พอทำงานชิ้นหนึ่งเสร็จก็ขีดฆ่า แล้วก็ไปทำงานชิ้นต่อไป แต่ในที่นี้ เราจะมากล่าวถึงเทคนิค “การบริหารเวลา” ในยุคสมัยใหม่ ที่ต้องอาศัยการมองการณ์ไกลประกอบกับการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของงานเข้าไปด้วย ดังเช่นการวิเคราะห์ตัวอย่างประกอบดังต่อไปนี้
หลักการบริหารเวลาแบบใหม่นี้คือการเพิ่มมิติของความสำคัญของสิ่งที่เราควรจะทำเข้าไป แล้วอย่าทำตัวเป็นเหมือนเครื่องจักร แต่ต้องมองการณ์ไกลแล้วก็กำหนดเป้าหมายระยะกลางกับระยะยาวให้ชัดเจน
ก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำ
มีอุปกรณ์อยู่ 4 ชนิด นั่นก็คือ ก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย แล้วก็น้ำจำนวนหนึ่ง ทีนี้ถ้าเราต้องการใส่ของ 4 ชนิดนี้ลงไปในถังเหล็กใบใหญ่ใบหนึ่ง โดยบอกว่า “ความจุของถังใบนี้เปรียบเหมือนกับขีดความสามารถของคนๆ หนึ่ง ในช่วงเวลาหนึ่ง” แล้วจะต้องเรียงลำดับการใส่ของ 4 ชนิดนี้ลงในถังอย่างไร
ในที่นี้เราจะให้ 1) ก้อนกรวดเปรียบเหมือนกับงานที่สำคัญและเร่งด่วน 2) ก้อนหินเปรียบเหมือนงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) เม็ดทรายเปรียบเหมือนกับงานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ 4) น้ำเปรียบเหมือนงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
ปกติคนเรานั้นจะพยายามจัดการกับงานที่สำคัญและเร่งด่วนซึ่งก็คือก้อนกรวดก่อน และเมื่อทดลองใส่ก้อนกรวดลงไปก่อน ก็ปรากฏว่าไม่เหลือที่จะใส่ก้อนหินซึ่งเปรียบเหมือนงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนได้
แต่ถ้าหากเปลี่ยนวิธีการใส่ใหม่ล่ะ ลองใส่ก้อนหินทีละก้อนลงไปในถังก่อน จนเต็มถัง ซึ่งดูผิวเผินแล้วก็เหมือนกับว่าถังใบนั้นมันเต็มและใส่อะไรไม่ได้อีกแล้ว แต่เมื่อหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด หนำซ้ำจริงๆ แล้วยังมีที่เหลือพอไว้ให้ใส่ทรายเข้าไปอีกด้วย และก็คงจะเดากันออกว่า เราสามารถตักน้ำใส่เข้าไปในถังที่เหลือจนเต็มได้อีกด้วย
เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งออกเป็น 3 ยุค
ยุคแรกเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ยุคที่สองจะเน้นการใช้แผนการดำเนินงานและตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนยุคปัจจุบันจะเน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว เทคนิคทั้งสามแบบต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
ยุคแรกเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ยุคที่สองจะเน้นการวางแผนการดำเนินงานและตารางโปรแกรมประจำวัน ส่วนยุคปัจจุบันจะเน้นการจัดการ
สำหรับหลักการบริหารเวลานั้น ถ้าเราให้ถังของเราเติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ ก็คงจะไม่มีโอกาสได้ใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าหากใส่ก้อนหินลงไปก่อน ในถังก็จะยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ และยังไงซะ เราก็ควรจะต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรกก่อน
งานที่เร่งด่วนและสำคัญ คือ ก้อนกรวด | งานที่ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ คือ ก้อนหิน |
งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ คือ ทราย | งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ คือ น้ำ |
งานที่เร่งด่วนและสำคัญ คือ ก้อนกรวด
เรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญคือ เรื่องวิกฤตที่ต้องทำเดี๋ยวนี้ วันสุดท้ายแล้ว ถ้าไม่ทำก็จะมีปัญหา หรือไม่ก็มีประชุมด่วนเข้ามา รวมถึงเรื่องอะไรที่ต้องแข่งกับเวลาเพื่อชี้เป็นชี้ตาย ถ้าเปรียบเทียบกับในสนามรบแล้ว ก็เหมือนกับแม่ทัพที่จะต้องจัดการกับข้าศึกประชิดเมือง หรือมีปัญหาเรื่องภัยธรรมชาติที่จะต้องรีบจัดการอย่างเร่งด่วน
คนที่เน้นแต่จัดการเรื่องประเภทก้อนกรวดจะเป็นคนที่รู้สึกถูกกดดัน ลุกลี้ลุกลน และวนเวียนอยู่กับเรื่องวิกฤตการณ์ต่างๆ และวันๆ เอาแต่แก้ปัญหาประชิดตัวจนอ่อนล้า ไม่มีแรงเหลือไปทำอย่างอื่น เครียดแบบหมดสภาพเพราะมัวแต่ยุ่งกับเรื่องเฉพาะหน้า
ถ้าเปรียบกับชีวิตประจำวันในการทำงานแล้วก็เหมือนกับการที่มีคำสั่งด่วนจากประธานบริษัทให้จัดการแก้ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งให้เสร็จสิ้นภายในวันนี้ เป็นต้น
งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ คือ ทราย
เรื่องที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ คือ เรื่องที่โทรมาขัดจังหวะแต่ไม่มีผลกับเรา ต้องตอบหรือทำธุระให้ชาวบ้านเขาเดี๋ยวนี้ แต่ไม่ทำก็ไม่ได้กระทบอะไรมากมายนัก เช่น รับรองแขกที่ไม่ได้รับชิญ จัดการกับจดหมายเอกสาร หรือ โทรศัพท์ทั่วไป เข้าประชุมทั่ไป หรือการประชุมและกิจกรรมทั่วไปที่ไม่สำคัญ
คนที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ คบคนแบบผิวเผิน มองเห็นแต่เรื่องเฉพาะหน้า ไม่รู้ว่าเป้าหมายในการทำงานคืออะไร มองในแง่ดีก็คือเป็นคนว่าง่าย มีใครสั่งให้ทำอะไรก็ทำ เป็นคนที่ยังแยกแยะว่าอะไรคือสิ่งสำคัญได้ไม่ดีนักซึ่งเมื่ออยู่ๆ ไปก็จะรู้สึกว่าตัวเองถูกควบคุม เบื่อ เซ็ง และเกิดปัญหาอื่นๆ ตามมาได้
งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ คือ น้ำ
เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ คือ เรื่องหยุมหยิม ไม่เกี่ยวกับงานแล้วก็ไม่จำเป็น ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร เสียเวลาแล้วก็ไม่สำคัญ ยกตัวอย่างเช่น งานจุกจิกทั่วไปที่ทำหรือไม่ทำก็ได้ งานเลี้ยงสังสรรค์ทั่วไปที่ไม่จำเป็น กิจกรรมที่น่าสนใจทั่วไป ซึ่งรวมถึงการติดหนังหรือบ้าดาราจนเกินความพอดี นั่งคุยโทรศัพท์ทั้งวัน หรือไม่ก็บ่นเรื่องแฟนไปมีชู้ เป็นต้น
พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักไม่ค่อยจะมีความรับผิดชอบ ทำอะไรไม่เป็นชิ้นเป็นอัน พึ่งพาตัวเองไม่ได้ ต้องอาศัยผู้อื่นให้คอยช่วยเหลือเสมอ แถมทำงานหลักๆ ที่ได้รับมอบหมายได้ไม่ทัน แต่ที่เก่งก็คือเรื่องการหาข้อแก้ตัวให้กับตัวเองให้บ่อยๆ ถ้าจะให้เรียกกันตรงๆ ก็คือการทำตัวได้ไร้สาระไปวันๆ อย่างไม่มีที่ติได้นั่นเอง
งานที่ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ คือ ก้อนหิน
เรื่องที่ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ คือ เรื่องการวางแผนงาน การพัฒนาตนเอง การดูแลสุขภาพ ถ้ามัวแต่ผลัดวันประกันพรุ่งแล้วก็จะกลายเป็นเรื่องวิกฤตได้ในภายภาคหน้า ยกตัวอย่างเช่น โครงการใหม่ การพัฒนาประสิทธิภาพการผลิต การสร้างความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน การเพิ่มขีดความสามารถในการจัดการกับปัญหาในอนาคต การพัฒนาบุคคลากรภายใต้การบังคับบัญชาของเราให้เก่งขึ้น หรือแม้กระทั่ง การเตรียมตัวสอบเพื่อเพิ่มพูนความรู้ความสามารถในเนื้องานที่ทำอยู่ให้มากขึ้น
คนที่จัดการกับเรื่องประเภทก้อนหินได้นั้น เป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ ป้องกันปัญหา กล้าฟันธงและใช้หลักการจัดการได้อย่างเหมาะสม คนพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ มองการณ์ไกล เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง มีความสมดุลในชิวิต ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้
พอถึงตรงนี้แล้ว มีบางคนอาจจะถามว่าเป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน แต่ถ้าคิดดูดีๆ แล้วก็จะรู้ว่า ก้อนกรวดนั้นมันก็คือก้อนหินที่แตกสลายลงไปเป็นก้อนกรวดนั่นเอง และถ้าเราให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินเยอะ ก็จะทำให้มีปัญหาประเภทก้อนกรวดน้อย ส่วนคนที่เน้นก้อนกรวดนั้นก็จะมีแต่ก้อนกรวดเข้ามาอยู่เรื่อยๆ ตลอดเวลา
ตารางการบริหารเวลา | เร่งด่วน | ไม่เร่งด่วน |
สำคัญ | เรื่องวิกฤตที่ต้องทำเดี๋ยวนี้ วันสุดท้ายแล้ว ถ้าไม่ทำก็จะมีปัญหา หรือไม่ก็มีประชุมด่วนเข้ามา เรื่องอะไรที่ต้องแข่งกับเวลาเพื่อชี้เป็นชี้ตาย | การวางแผนงาน การเตรียมตัวสอบ การพัฒนาตนเอง การดูแลสุขภาพ ถ้ามัวแต่ผลัดวันประกันพรุ่งแล้วก็จะกลายเป็นเรื่องวิกฤตได้ในภายภาคหน้า |
ไม่สำคัญ | เรื่องที่โทรมาขัดจังหวะแต่ไม่มีผลกับเรา ต้องตอบหรือทำธุระให้ชาวบ้านเขาเดี๋ยวนี้ แต่ไม่ทำก็ไม่ได้กระทบอะไรมากมายนัก | เรื่องหยุมหยิม ไม่เกี่ยวกับงานแล้วก็ไม่จำเป็น ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร เสียเวลาแล้วก็ไม่สำคัญ ติดหนังหรือบ้าดาราจนเกินความพอดี นั่งคุยโทรศัพท์ทั้งวัน หรือไม่ก็บ่นเรื่องแฟนไปมีชู้ |
เมื่อรู้ซึ้งถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ต้องอาศัยการมองการณ์ไกลแล้วก็มีเป้าหมายที่มุ่งมั่น แล้วก็แน่นอนครับ การสอบเป็นแอคชัวรีขั้นเฟลโล่ให้ได้ก็เป็นเรื่องที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเหมือนงานประเภทที่เป็นก้อนหินที่พร้อมจะแตกเป็นก้อนกรวดได้ทุกเมื่อ เพราะเมื่อมีงานที่จำเป็นต้องใช้ความรู้ขึ้นมา แต่ทำไม่เป็นนั้น ก็จะทำให้งานที่ทำเกิดความผิดพลาดเสียหาย หรือสูญเสียโอกาสที่ดีในอนาคตได้
ซึ่งหลักการบริหารเวลาแบบนี้ก็คือการเพิ่มมิติของความสำคัญของสิ่งที่เราควรจะทำเข้าไป อย่าทำตัวเป็นเหมือนเครื่องจักร แต่ต้องมองการณ์ไกลแล้วก็กำหนดเป้าหมายระยะกลางกับระยะยาวให้ชัดเจน ผมว่าแค่นี้ก็ช่วยทำให้ใช้เวลาได้มีประสิทธิภาพแล้วก็มีความสุขเพิ่มขึ้นมากแล้วครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น